Como organizar processos de uma empresa e economizar tempo?
Organizar os processos de uma empresa é indispensável para qualquer negócio, pois ajuda no crescimento e também no aumento da produtividade. Mas, apesar disso, nem todos os gestores entendem essa ação como uma prioridade e podem ter de lidar com problemas sérios como insatisfação dos clientes e rotina de trabalho burocrática.
Você já notou que precisa modificar essa questão dentro do seu negócio, mas não sabe como organizar os processos de uma empresa? Continue a leitura e veja as dicas importantes que separamos!
Por que organizar os processos?
Se você ainda não está convencido dos benefícios da organização dos processos, saiba que essa atitude é capaz de trazer inúmeras vantagens, como:
• satisfação dos clientes, afinal, com processos internos mais bem organizados é possível aumentar a agilidade na resolução dos problemas, oferecer produtos ou serviços com qualidade superior, reduzir o tempo de entrega, entre outras ações;
• aumento na eficiência, uma vez que os processos mais enxutos diminuem as horas empregadas na execução das tarefas e também o número de erros e falhas das equipes. A organização ainda permite aproveitar melhor o tempo dos colaboradores que podem ser direcionados para atividades mais estratégicas e de acordo com as suas habilidades;
• agilidade maior, já que você conseguirá identificar gargalos e eliminar tarefas desnecessárias, reduzindo custos e aumentando a produtividade.
Como organizar os processos de uma empresa?
Já está convencido da importância dessa organização? Então veja as dicas importantes que separamos.
Faça um mapeamento dos processos. Esse é o passo inicial. A ideia é desenhar uma espécie de fluxo de todos os processos da organização de forma a identificar as principais entradas, saídas e ações de cada um desses procedimentos. Dessa maneira, será mais fácil para o gestor entender o que está ou não funcionando, além de conseguir identificar gargalos, atrasos e inconformidades que precisam ser resolvidos.
Também é possível separar as atividades essenciais e que merecem prioridade e mais atenção daquelas que não possuem um caráter tão urgente.
Unifique as metas
Se os seus colaboradores não sabem quais são os objetivos das suas atividades e nem da empresa de forma geral fica difícil trabalhar motivado ou ainda atender as expectativas, não é mesmo?
Por isso é essencial estabelecer objetivos que estejam em consenso e que ajudem a promover uma sinergia e uma união de todo o time, com ações construtivas e cooperativas. Dessa maneira, todas as suas equipes trabalharão na mesma direção, evitando desvios que podem atrapalhar a produtividade. Invista em novas tecnologias. A tecnologia é uma grande aliada na hora de organizar os processos internos e pode ajudar a automatizar várias questões que tomam tempo dos seus colaboradores e não são essenciais para a sua empresa.
Além disso, essas inovações facilitam o compartilhamento de informações entre os seus times, o controle do tempo gasto em cada atividade, a comunicação entre os setores e a eficiência da produção.
São muitas as soluções disponíveis no mercado, como:
• mídias sociais corporativas, intranet e aplicativos de mensagens instantâneas usadas apenas dentro da empresa e que favorecem a comunicação;
• drives na nuvem como Google Drive, Dropbox e OneDrive que permitem compartilhar rapidamente vários arquivos que podem ser acessados por pessoas autorizadas e editados em tempo real, de forma colaborativa, favorecendo a troca de informações;
• aplicativos para gerenciar equipes e organizar tarefas como Trello e o Asana, criando fluxos de processos, identificando responsáveis e determinando as responsabilidades;
• aplicativos de timesheet, ou seja, de controle do tempo de cada atividade, favorecendo a produtividade, como o RunRun;
• softwares de gestão que permitem automatizar inúmeras demandas, integrar setores e ainda oferecem relatórios precisos aos gestores.
Favoreça a comunicação
A falta de comunicação interna é um dos empecilhos que mais dificultam na hora de organizar os processos. Quanto mais e melhor os seus colaboradores se comunicarem, mais fácil será a cooperação para atingir determinado objetivo. Além disso, problemas comunicacionais podem gerar vários transtornos como disseminação de “fofocas” ou “notícias falsas”, criando um clima ruim e um ambiente extremamente competitivo e pouco colaborativo.
Lidere pelo exemplo
Para funcionar, é indispensável que a alta diretoria esteja realmente engajada com a organização. Por isso, comece de cima dando o exemplo, seja se envolvendo para usar as novas tecnologias ou ainda pensando em formas de favorecer a comunicação. Outra boa ideia é oferecer feedbacks as suas equipes, sempre de maneira respeitosa. Assim, é possível corrigir as falhas e evitar que pequenos problemas se transformem em grandes dificuldades.
Conte com ajuda especializada
Mesmo com todas essas dicas, nem sempre é fácil organizar os processos de uma empresa, seja por falta de conhecimento ou até de tempo e recurso disponível para essa finalidade. Nesses casos, a recomendação é contar com ajuda especializada externa, como consultores experientes e capazes de analisar de forma mais objetiva todos os procedimentos internos, descobrindo o que precisa ser melhorado e
de que forma isso pode ser feito. Depois de ler este conteúdo, ficou mais fácil pensar em como organizar os processos de uma empresa? Se você ainda tem alguma dúvida, é só deixar um comentário pra gente!
