O que você analisa ao contratar um escritório de contabilidade?

Contratar um escritório de contabilidade é um passo importantíssimo para qualquer empresa. Mas na hora de analisar as melhores opções do mercado, muitos empresários ficam em dúvida sobre o que é mais importante.

Um escritório de contabilidade sério, atualizado e gabaritado com certeza fará toda a diferença para o sucesso do seu empreendimento, tanto no curto, como no médio e longo prazo.

Afinal, mais do que apenas cumprir as exigências legais, o contador poderá lhe oferecer uma assessoria completa, fundamental para ajudar a controlar os custos e as despesas e aumentar a sua lucratividade.

Se você está passando por esse período e tem dúvidas sobre os pontos cruciais a serem considerados, continue lendo este artigo!

Entenda as suas necessidades

O primeiro ponto é entender o porte da sua empresa e as obrigações contábeis de acordo com o enquadramento em que ela está cadastrada. Além disso, considere o setor em que você atua.

Assim, será mais fácil procurar por escritórios que trabalhem direcionado para o seu ramo e as suas necessidades, com profissionais que estão acostumados a lidarem com as exigências do seu setor.

Saiba sobre a situação cadastral do escritório

Depois de selecionar os escritórios que estejam de acordo com as suas necessidades, faça uma checagem sobre a inscrição desses profissionais e do escritório nos órgãos específicos.

Você pode consultar o Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis (Sescon) para identificar se o escritório em questão é afiliado e, claro, o Conselho Regional de Contabilidade (CRC) para confirmar se todos os responsáveis técnicos são registrados e a regularidade dessas inscrições.

Outro ponto importante é se certificar se o escritório possui Seguro de Responsabilidade Civil, o que pode lhe dar mais tranquilidade no caso de a sua empresa ser obrigada a arcar com multas por atrasos ou erros na entrega de obrigações fiscais decorrentes de equívocos da contabilidade.

Converse com os responsáveis

É essencial marcar uma reunião antes de contratar o escritório de contabilidade. Afinal, é nesse primeiro encontro que você poderá conferir alguns pontos cruciais, como:

• atendimento realizado pelas equipes;
• nível de competência técnica e conhecimento sobre o seu setor e suas particularidades;
• maneira como o escritório trabalha (envio de relatórios, informações e contatos periódicos);
• entre outras questões.

Use esse contato para tirar todas as suas dúvidas, questionar se haverá um funcionário específico para cuidar da sua empresa, entender como será o relacionamento de vocês e avaliar se o escritório possui capacidade para dar conta de todos os clientes que possui.

Outro ponto importante é avaliar a localização. Afinal, se o escritório for próximo da sua empresa será mais fácil para você entrar em contato com os responsáveis quando precisar ou marcar reuniões. Se esse não for o caso, analise as formas de contato disponíveis – e confira se elas são eficientes para a sua realidade.

Analise o nível de tecnologia

Hoje a contabilidade é um setor bastante tecnológico. Por isso, é importante que o escritório não tenha “parado no tempo”, ao contrário, continue se atualizando e buscando inovações importantes para a área.

Lembre-se que é fundamental que a empresa de contabilidade tenha uma boa infraestrutura tecnológica já que os fiscos das três esferas governamentais trabalham com o SPED e estão exigindo cada vez mais declarações eletrônicas complexas.

A infraestrutura tecnológica ainda é a responsável por permitir que a sua empresa integre dados eletrônicos com o sistema do escritório contábil, o que torna mais fácil a sua rotina e ainda garante a consistência das informações contábeis, fiscais e trabalhistas.

Aproveite e questione aos responsáveis como é feito o backup dos dados dos clientes, de maneira a atestar a segurança de armazenamento dos dados eletrônicos pelo escritório.

Avalie o custo-benefício

Ficar preso apenas ao preço final dos serviços pode ser um erro bem grave e capaz de lhe trazer muita dor de cabeça. Por isso, o melhor é conferir a relação de custo-benefício, ou seja, o quanto de demanda a sua empresa exigirá e de que forma o escritório lhe ajudará e trará benefícios à sua gestão.

Lembre-se que, dependendo das suas demandas, os valores poderão ser mais altos. Se você busca por uma empresa contábil que lhe assessore com velocidade, que realize análises periódicas para reduzir a sua carga tributária ou que lhe oriente diariamente em termos de questões contábeis e fiscais, certamente será difícil encontrar tudo isso com honorários baixos.

Então, coloque na ponta do lápis o valor cobrado e todos os benefícios e serviços que a empresa prestará.

Preste muita atenção ao contrato

Por último, não se esqueça de se atentar muito bem ao contrato, analisando tudo o que está descrito no documento: os serviços prestados, a forma de envio dos relatórios, o número de reuniões mensais, os valores, se existem cobranças adicionais ou ainda multas em caso de rescisão.

Lembre-se que é este documento que balizará a relação de vocês. Então é preciso muito cuidado, já que não terá como cobrar por itens que não estejam descritos no contrato.

Outra dica interessante é buscar opiniões de outros clientes que já usaram o escritório, conversando com eles sobre como é o relacionamento com os contadores, os tipos de serviços prestados, a qualidade do atendimento e outros pontos.

E, então, ficou mais fácil contratar um bom escritório de contabilidade depois de ler estas dicas? Conheça mais sobre a Talst e descubra como podemos ajudá-lo!