Para os gestores de empresa, ter que lidar com os custos na folha de pagamento pode se tornar um grande desafio, ainda mais durante o período da crise econômica causada pelo novo coronavírus. O grande impacto na economia fez com que o número de demissões de colaboradores crescesse, obrigando os donos de empresas a tomarem medidas para otimizar os lucros e controlar as despesas como um meio de manter o orçamento até a normalização das atividades.
O que poucas pessoas sabem é que reduzir os custos na folha de pagamento sem demitir funcionários é totalmente possível, e as soluções que apresentaremos neste artigo está ao alcance de todos, mas para isso, é imprescindível também analisar as possibilidades que melhor se encaixam no seu negócio e fazer disso um diferencial para que a sua empresa continue superando todas as dificuldades da melhor forma.
E o que fazer para reduzir os custos na folha de pagamento?
Tenha em mente que não existe uma fórmula mágica para reduzir os custos, o segredo é fazer algumas alterações na rotina dos colaboradores, bem como na parte administrativa da empresa, esses pequenos detalhes muitas vezes não são percebidos e acabam impedindo a conquista de bons resultados no negócio.
Reduza o número de horas extras
Você já parou para pensar que reduzir o número de horas extras pode contribuir para a organização da rotina de trabalho do colaborador? Assim como também pode diminuir os custos de despesas fixas como energia e água?
Para ficar ainda mais fácil de entender, reduzir o número de horas extras interfere de forma positiva na qualidade de vida do colaborador, uma vez que impor limites para a execução de tarefas proporciona mais disciplina para ser produtivo e dessa forma, não é preciso de mais tempo para concluir as atividades, os obrigando a permanecer mais tempo dentro da empresa, o que consequentemente interfere nas despesas fixas.
Para que isso não aconteça, o ideal é analisar bem as tarefas de cada colaborador a fim de detectar aqueles que estão mais sobrecarregados e até quem sabe dividir as tarefas. Mesmo que não seja o caso, saber delegar as funções de maneira adequada é uma forma de valorizar a qualidade de vida do colaborador e para as organizações que é impossível reduzir as horas extras, uma segunda alternativa para diminuir os custos na folha de pagamento, é estabelecer um banco de horas para ser usado no período das férias e das folgas, para isso, é preciso consultar os sindicatos das categorias para saber se é possível a implementação.
Aposte no Home Office
Uma outra maneira de reduzir os custos na folha de pagamento sem demitir os funcionários é apostar no home office, essa alternativa permite que o funcionário trabalhe remotamente e ainda propicia diversas vantagens para a empresa como redução de custo
Apesar de muitos líderes de equipe fazerem muita questão da presença do funcionário na empresa, adotar o home office também permite controlar a jornada de trabalho e acesso aos dados referente às suas atividades. Além disso com o home office, a redução de gastos na folha de pagamento é notória, pois não é preciso o pagamento do vale transporte, visto que o colaborador não precisará se deslocar até o local de trabalho, no entanto os demais auxílios que correspondem ao dia de trabalho, como por exemplo alimentação, devem continuar sendo pagos, pois o trabalhador não deixa de se alimentar por prestar o serviços em casa.
Como vantagem para empresa ao aderir o home office, é possível economizar com energia, luz, materiais de limpeza e higiene, da mesma forma que também não há a necessidade de realizar a manutenção em computadores, ou seja apostar no home office é uma alternativa bem eficiente para reduzir custos com a folha de pagamento e com os gastos que a empresa possui.
Reveja os departamentos da empresa
Reavaliar os departamentos da empresa é também um caminho para reduzir os custos e a fim de melhorar o orçamento, por isso é importante pensar que é possível que os departamentos possam trabalhar em conjunto dividindo o mesmo espaço físico. Hoje existem muitas empresas que integram setores, outras passam a terceirizar os departamentos para economizar no pagamento de mão de obra para exercer algumas funções.A terceirização pode ser benéfica para empresa para ampliar o local físico de trabalho sem perder a qualidade da execução do serviço, é uma solução mais eficaz.
Mantenha a documentação em ordem
Manter a documentação em ordem é fundamental para evitar ações trabalhistas no futuro, por isso, faça cópias de segurança e backups de arquivos digitais para não perder nenhum documento. É importante também manter os arquivos de demissão e admissão dos colaboradores atualizados, caso ocorra uma fiscalização, terá tudo organizado e em mãos.
Reduza a jornada de trabalho durante a pandemia
No mês de março de 2020 o país foi declarado em estado de calamidade pública devido à pandemia, e por conta disso, várias medidas foram tomadas desde o âmbito econômico, da saúde e até trabalhista para poder auxiliar todas as pessoas afetadas.
Sendo assim, foi criada a Medida Provisória 936/2020 para a suspensão do contrato de trabalho ou a diminuição de salário e de jornada de forma temporária entre 60 e 90 dias. A medida que foi votada e aprovada pelo Senado Federal já foi colocada em prática e esses prazos logo se estenderam porque ainda não houve o total controle da pandemia e muitos menos da crise econômica.
Em resumo, a MP 936/2020 prevê a suspensão do contrato de trabalho e orienta a diminuir a folha de pagamento durante a pandemia, bem como também corresponde à ausência da prestação de serviço pelo funcionário, e em contrapartida, o empregador não precisa pagar os salários. Para os empregados que fossem afetados, o Governo Federal garantiu o pagamento de uma remuneração mensal equivalente ao seguro desemprego. Como vantagem essa medida permite que haja mais tempo para a organização do fluxo de caixa da empresa e a desoneração da folha de pagamento, o contrato com o empregado não é rompido e ao final da suspensão, é possível que o mesmo volte a cumprir seus serviços e a receber seu salário.
Já a limitação das jornadas de trabalho e salários, foram limitadas nas proporções 25%, 50% ou 75%. Assim como a primeira medida citada anteriormente, o Governo Federal também garantiu um salário proporcional ao seguro desemprego, por isso, para aqueles que tiveram seus salários limitados a 50% também receberia 50% do valor que seria pago de seguro desemprego em caso de dispensa sem justa causa. Essas foram as medidas tomadas como solução para desobstruir a folha de pagamento dos funcionários temporariamente.
E então, o que achou das soluções que apresentamos para reduzir os custos na folha de pagamento? A partir dessa leitura você já pode ter uma ideia do que é possível ou não fazer para reduzir os custos na sua empresa e saiba que se precisar de ajuda e orientação para começar, a Talst Contabilidade tem uma equipe de especialistas de Administração Pessoal para acompanhar toda a rotina necessária da sua empresa e ainda realizar todo o processo administrativo a fim de atender todas as necessidades e evitar quaisquer objeções trabalhistas.
Quer saber mais como funciona? Entre em contato e vamos conversar! 🙂
