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Como trocar de contabilidade sem sofrer efeitos colaterais

Não há dúvida da importância de uma boa parceria com o escritório de contabilidade para garantir o sucesso da sua empresa. Contudo, algumas vezes, essa relação pode não funcionar como o esperado e aí é o momento de trocar de contabilidade.

Porém, muitos gestores, acabam adiando esse instante justamente por receio de sofrer com perda de documentos, tempo de adaptação e até mais uma parceria mal sucedida.

Esse é o seu caso? Veja as dicas importantes que separamos!

 

Entenda os motivos da mudança

Antes de qualquer coisa é preciso entender muito bem quais pontos estão motivando a troca do escritório de contabilidade. Essa é uma etapa importante porque ajuda o gestor a compreender o que não está funcionando na parceria atual (e buscar outras empresas que tenham serviços diferenciados, mais de acordo com o que ele procura).

Em alguns casos, contudo, o problema pode ser motivado por dificuldades comunicacionais. E nessa situação é importante compreender se você, como gestor, não está deixando de transmitir informações essenciais para que o contador trabalhe de forma adequada.

Outro ponto que costuma motivar a alteração é a questão financeira. Se esse for o caso, tente conversar com o escritório atual e solicitar uma renegociação dos valores.

Assim, reflita muito bem para ter certeza de que essa é uma mudança necessária. Caso não tenha como continuar com o parceiro atual, então dê prosseguimento nas demais dicas.

 

Escolha bem o novo escritório

Agora que você já entendeu os motivos para a mudança, deve ter em mente o que espera do novo escritório de contabilidade, certo?

Por isso, a principal dica, é fazer uma boa pesquisa sobre as opções disponíveis, buscando entender o histórico da empresa, os tipos de serviços prestados, a forma como é feito o trabalho, o nível de relacionamento com os clientes, o uso de novas tecnologias e a capacidade de gerenciar todas as demandas.

 

Além disso, outras orientações são essenciais, como:

  • verificar se o escritório está regularizado junto ao CRC do seu estado;
  • verificar os canais de atendimento oferecidos;
  • analisar se a oferta de serviços agrega valor à gestão da sua empresa (por exemplo com relatórios precisos e um atendimento ágil);
  • prestar atenção e desconfiar de propostas muito abaixo do preço de mercado;
  • observar se o contrato conta com alguma cláusula específica, como valores extras por determinados serviços ou multa de rescisão;
  • esclarecer quais informações e documentos você precisa enviar e tirar todas as suas dúvidas antes de assinar o contrato.

 

Depois de escolhido o escritório, estreite os laços com os profissionais. Convide a equipe para conhecer a sua empresa, informe sobre os processos internos, conheça o funcionário específico do escritório que ficará responsável pelo seu negócio, entre outras ações.

 

Registre e comunique a troca

Não se esqueça de comunicar formalmente o antigo contador, assim ele poderá se organizar para enviar ao novo escritório toda a documentação necessária.

Outra dica é protocolar a transferência da documentação da empresa que está em poder do escritório antigo. Ou seja: balancetes mensais do exercício corrente, documentação fiscal e contábil em arquivo e relação atualizada de débitos com os órgãos governamentais, além de certidões negativas e parcelamento das dívidas em andamento.

Lembre-se, ainda, de solicitar ao novo escritório o termo de distrato de prestação de serviços, que precisa ser emitido em 2 vias.

Esse documento é que indica ao Conselho Regional de Contabilidade (CRC) quem cuidará da sua empresa e o seu estado de atuação. Ele garante que o contador antigo cumpriu com todas as suas funções e que, a partir de agora, não será mais responsável pelo seu negócio.

 

Confirme a regularidade fiscal

Por último, é muito importante solicitar a nova contabilidade que faça um levantamento da regularidade fiscal da sua empresa nos últimos 5 anos. Por exemplo, levantando as certidões de débito junto à Receita Federal, ao Estado e à Prefeitura da sua cidade.

Essa é uma ótima maneira de garantir que nenhuma obrigação fiscal acabou sendo esquecida e ter certeza de que a sua empresa está em dia com o Fisco.

Como você viu, é possível trocar de contabilidade sem ter nenhum tipo de dor de cabeça, basta apenas tomar alguns cuidados para garantir que todo esse processo será realizado de forma tranquila para todos os envolvidos.

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