Como evitar multas fiscais em sua empresa em 9 passos!

As multas fiscais são uma dor de cabeça na vida dos empresários. Além dos prejuízos financeiros, elas podem impedir o recebimento de benefícios e isenções e até atrapalhar a expansão da empresa.

Porém, apesar disso, muitos gestores acabam se atrapalhando com as exigências legais – e mesmo sem querer podem colocar a sua empresa em risco de receber uma multa.

Será que essa é a sua realidade? Continue a leitura e veja as principais dicas para evitar o problema!

1-    Crie uma agenda tributária interna

Não tem jeito, o sistema tributário do Brasil é extenso e complexo. Por isso, se você não tiver cuidado e atenção, poderá acabar se esquecendo de prazos importantes e sofrer com sanções e autuações.

Uma dica de suma importância é montar uma agenda tributária interna com o auxílio do seu contador. São muitos os itens que podem ser incluídos nesse documento. Os principais são: ICMS/IPI, DCTF, EFD, ECD, GIA, ECF, entre outros.

Para reduzir ainda mais o risco de esquecimento, uma orientação importante é usar um sistema de informações compartilhadas. Assim, outras pessoas além de você terão acesso a essas datas, dando ainda mais segurança as transações.

2-    Conheça a legislação

É essencial conhecer quais normas tributárias e fiscais regem o seu negócio, além de sempre buscar se atualizar sobre as mudanças e novas possibilidades.

Se você não tem muito contato com essa área, lembre-se de contar com uma assessoria especializada e que se mantenha atualizada no setor em que a sua empresa atua.

Somente assim você evitará “surpresas desagradáveis” com alterações e novas exigências.

3–    Use um sistema fiscal integrado

A tecnologia é uma aliada importante para evitar multas fiscais. Um dos principais benefícios dos sistemas fiscais integrados é que eles já são parametrizados de acordo com a legislação aplicável ao seu estabelecimento.

Assim, é mais fácil, por exemplo, realizar o cálculo dos impostos – que já é feito de forma automática por esses sistemas, usando as regras fiscais que se aplicam a sua empresa. Como: PIS, ICMS, COFINS, INSS, entre outros.

4-    Realize auditorias internas

As auditorias internas são extremamente importantes e precisam ser realizadas de maneira periódica.

Elas também costumam ser chamadas de auditorias preventivas e ajudam a avaliar as áreas trabalhista, fiscal e contábil do seu negócio, garantindo a qualidade dos serviços prestados e ainda identificando precocemente atitudes, posturas ou incongruências que podem acabar ocasionando as multas fiscais ou outros problemas.

As grandes empresas adotam as auditorias como forma de revisar o departamento fiscal e buscar soluções que ajudem a minimizar a carga tributária a qual estão expostas.

5-    Realize a denúncia espontânea

Quando há a denúncia espontânea, a responsabilidade tributária é excluída. Se for o caso, é preciso que o pagamento do tributo devido e dos juros ou do depósito da importância arbitrada pela autoridade administrativa acompanhem a denúncia.

Mas cuidado, porque não são consideradas denúncias espontâneas aquelas apresentadas após o início de qualquer procedimento administrativo ou medida de fiscalização relacionados com a infração.

Por isso, se você notar alguma irregularidade, não espere receber uma multa ou uma fiscalização. Procure o Fisco e registre uma denúncia espontânea. Dessa forma, você se livrará das multas e ainda poderá parcelar os valores devidos.

Para ser caracterizada uma denúncia espontânea é preciso que:

• o pagamento do tributo devido ou o depósito da importância arbitrada pelo Fisco seja realizado, de acordo com as peculiaridades de cada caso;
• a tempestividade da denúncia, ou seja, é preciso que ela aconteça antes de qualquer procedimento administrativo fiscalizatório da infração.

6-    Faça uma boa gestão dos documentos fiscais

Não realizar uma gestão adequada dos documentos fiscais pode causar muitos problemas. Em geral, o que costuma acontecer são duas situações distintas: 1) falta de arquivos XML recebidos e emitidos na base de dados fiscais da empresa e 2) erros no preenchimento do SPED por falta de informações das operações.

Ambos são falhas graves e passíveis de multas fiscais. No primeiro, se a fiscalização for feita, a sua empresa poderá receber uma multa de até R$ 1 mil por XML não armazenado. No segundo, a multa é referente a 1% do total da operação em que o erro aconteceu.

Por isso, é importante sempre centralizar o armazenamento desses dados, em especial em um diretório na nuvem, que impede que esses arquivos sejam corrompidos por falhas físicas nos computadores da empresa.

7-    Cuide da escrituração contábil

É essencial que todos os registros fiscais e contábeis sejam escriturados corretamente nos seus respectivos livros (entradas, saídas, controle diário, estoque, etc.).

São nesses livros que estão registradas transações importantes para a sua empresa, como:

• recolhimento de impostos e taxas;
• compra e venda de produtos, mercadorias, insumos e bens;
• baixas de estoque e movimentações de mercadorias;
• recebimentos, pagamentos e transferências bancárias.

Lembre-se que esses dados são interligados e por isso precisam ter coerência e não apresentarem divergências. No caso de uma fiscalização, todos esses materiais serão recolhidos e analisados. Se existir qualquer dado incorreto, a sua empresa poderá ser multada.

8-    Automatize e integre os processos fiscais

Com a automação, fica mais fácil de se alcançar o compliance fiscal. Assim, por meio de um recurso de recuperação automática de arquivos XML, por exemplo, toda a base interna será “varrida” e o próprio sistema consegue detectar falhas. Caso ele note a falta de determinados itens, automaticamente faz a busca desses dados e recompõe o diretório.

Essa é a melhor maneira de evitar multas fiscais por falhas de armazenamento das notas recebidas ou emitidas.

Outro exemplo interessante é o auditor para as obrigações do SPED que auxilia a conferir de forma automática os preenchimentos antes de fazer as transmissões, reduzindo o risco de erros e envios inconsistentes.

9-    Trabalhe com um bom escritório de contabilidade

Como já deu para perceber são muitos os pontos que merecem atenção para evitar as multas fiscais. E, nem sempre o gestor possui tempo, conhecimento e experiência para lidar com todas essas questões.

Nessas horas, o melhor a fazer é trabalhar em parceria com um escritório de contabilidade que tenha experiência na sua área, seja moderno e atualizado. Para escolher corretamente o parceiro, converse com as equipes, analise as empresas atendidas, saiba a opinião de outros clientes e compreenda quais os diferenciais oferecidos.

Com essas dicas ficou mais fácil evitar multas fiscais na sua empresa? Aproveite e veja o nosso post com orientações para melhorar a contabilidade do seu negócio!