O cálculo da folha de pagamento é um dos processos mais importantes para a equipe de Recursos Humanos. Por ser uma tarefa pouco simples, deve ser feita com muita atenção.
Este documento contém todas as informações necessárias sobre a remuneração de funcionários contratados pelo regime CLT – Consolidação das Leis do Trabalho.
A folha de pagamento é uma obrigatoriedade prevista no Decreto 3048/99, que permite à empresa analisar investimentos em mão de obra, saber os adicionais, vencimentos e descontos aplicados ao funcionário durante o mês.
O cálculo envolve muitos processos e exige o conhecimento sobre a legislação para ser feito da maneira correta. Afinal, se houver qualquer tipo de erro, isso pode gerar impasses na vida do colaborador e no financeiro da empresa.
Visto a importância deste assunto, neste artigo você vai aprender como calcular a folha de pagamento. Acompanhe a leitura e fique por dentro das informações.
Qual a importância de calcular corretamente a folha de pagamento?
A folha de pagamento é um documento que deve ser emitido todos os meses. Nela, contém informações sobre a remuneração de todos os funcionários da organização.
Além disso, neste documento, também constam informações obrigatórias do empregador bem como do funcionário, cargo e função, descontos e valores acrescentados números de dias ou horas trabalhadas, e o salário no valor bruto e líquido.
Para calcular a folha de pagamento, é fundamental que o profissional responsável por essa tarefa tenha pleno conhecimento sobre o que diz a legislação. Deve também saber quais são as obrigações da empresa enquanto empregadora.
É importante entender que o erro no cálculo da folha de pagamento pode colocar a empresa em risco, e apesar de ser muito comum isso acontecer, no futuro a empresa pode apresentar uma séria instabilidade financeira.
Evitar cometer erros na hora de calcular a folha de pagamento, também contribui para o empreendedor não sofrer penalidades como multas e indenizações, por parte do Governo.
Por essa razão, é importante conhecer quais são os principais erros cometidos na hora de realizar o cálculo na folha de pagamento:
- Calcular os descontos errados;
- Enquadramento errado de profissionais;
- Errar na previsão dos custos;
- Não fazer backup dos documentos;
- Aplicação equivocada de fórmulas
- Pagar benefícios quando o funcionário está afastado.
Lembre-se, conhecer esses detalhes é muito importante para saber o que não fazer na hora de realizar o cálculo da folha de pagamento.
Quais são os descontos aplicados na folha de pagamento?
Para aprender a calcular a folha de pagamento, antes é fundamental saber quais são os descontos aplicados. Por isso, recomendamos que essa tarefa seja feita por um especialista do departamento pessoal.
FGTS
O FGTS – Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, programa do Governo Federal, foi criado para dar garantias financeiras ao funcionário que é demitido sem justa causa.
Além disso, para a manutenção do programa, os empregadores devem depositar todo o mês em uma conta bancária do governo o valor que corresponde a 8% do salário do empregado e 2% sobre o salário do jovem aprendiz.
É importante ter em mente que essa porcentagem não é descontada do trabalhador por se tratar de uma obrigação da empresa. No mais, o FGTS recolhido deve sempre constar no holerite do trabalhador.
INSS
O INSS – Instituto Nacional do Seguro Social é uma contribuição do funcionário que o empregador deve repassar ao governo todo o mês.
O pagamento é uma garantia para que o trabalhador tenha sua aposentadoria além de outros benefícios, como auxílio doença se for o caso de afastamento, auxílio-maternidade, pensão por morte, aposentadoria por invalidez, auxílio-acidente, entre outros.
Veja como funciona a alíquota de contribuição do INSS. Lembrando que o valor da alíquota pode variar de acordo com o salário bruto do funcionário.
- para quem ganha até R$ 1,100,00 é descontado 9% do salário
- para quem ganha de R$ 1,100,00 a R$ 2.203,48 é descontado 9% do salário;
- para quem ganha de R$ 2.203,49 a R$3.305,22 é descontado 12% do salário;
- para quem ganha de R$ 3.305,23 a R$6.433,57 é descontado 14% do salário.
IRRF
Saber como funciona o Imposto de Renda é fundamental para quem deseja aprender a calcular a folha de pagamento. Para se ter uma ideia, o IRRF – Imposto de Renda Retido na Fonte deve ser calculado na folha de pagamento do funcionário e fica isento apenas aqueles que não são contribuintes do IR.
A alíquota do IRRF varia de acordo com a remuneração e da faixa de base de cálculo dos impostos do funcionário.
Alíquota Base de cálculo Desconto
- Isento até 1.903,98 00
- 7,5% de 1.903,99 até 2.826,65 142,80
- 15% de 2.826,66 até 3.751,05 345,80
- 22,50% de 2.826,66 até 3.751,05 636,13
- 27,50% a partir de 4.664,68 869,36
Benefícios
Alguns benefícios como vale-transporte e alimentação, apesar de não ser uma obrigação quando fornecidos ao funcionário, também permite que o empregador desconte alguns valores na folha de pagamento.
O vale-transporte a empresa deve oferecer obrigatoriamente, e o desconto equivale ao valor total entregue como benefício. A empresa pode descontar o valor que equivale a 6% do salário. Já o vale-alimentação pode ter o desconto de até 20%.
Da mesma forma também vale para as contribuições sindicais. De acordo com a nova Reforma Trabalhista, essa deixou de ser uma obrigação da empresa. No entanto, caso o trabalhador opte por fazer a contribuição, também terá descontado em sua folha de pagamento o valor que equivale a um dia de trabalho.
Faltas e atrasos
Caso o trabalhador não tenha apresentado uma justificativa legal, como um atestado médico, também poderá ter suas faltas e atrasos descontados na folha de pagamento.
Até aqui você já sabe quais são os descontos. Agora também precisa saber quais são os valores adicionais para aprender a calcular a folha de pagamento.
Quais são os adicionais do cálculo da folha de pagamento?
13º salário
O pagamento do 13º salário é uma obrigação do empregador e pode ser dividido em duas parcelas. É possível quitar o valor até o dia 30 de novembro e a segunda até dia 20 de dezembro.
É importante saber que o cálculo do 13º deve ser feito sobre todas as horas trabalhadas durante o ano, inclusive as horas extras.
Horas extras e horas extras noturnas
De acordo com a categoria de trabalho do funcionário, o cálculo do valor a ser recebido por hora extra de trabalho pode variar.
As horas extras trabalhadas aos domingos e feriados são remunerados 100%. Aos sábados geralmente são pagos 50%. Já nos dias úteis e nas horas extras realizadas entre 22h e 5h da manhã, podem ser pagas com acréscimo de 20% ou 30%.
Descanso Semanal Remunerado (DSR)
O DSR – Descanso Semanal Remunerado é um direito de qualquer trabalhador. Normalmente o funcionário tem direito a um dia de descanso a cada 7 dias trabalhados, e este deve ser de 24h seguidas.
Férias
As férias são calculadas com base no salário do funcionário. Nesta conta o IRRF e o INSS incidem da mesma forma no cálculo da folha mensal.
De acordo com a nova Reforma Trabalhista, o empregador pode fracionar as férias do trabalhador em 3 períodos, sendo que um não pode ser inferior a 14 dias e os outros devem ser superiores a 5 dias.
Além disso, o trabalhador também pode vender 10 dias de férias e receber o valor chamado de abono pecuniário.
Aprenda como calcular a folha de pagamento
Agora que você descobriu sobre a importância da folha de pagamento, quais são os descontos aplicados e os adicionais, chegou a hora de aprender como fazer o cálculo da folha de pagamento. Por isso, vamos considerar o seguinte exemplo com o salário de R$2.300,00
Descontos fixos
FGTS: 8% do salário, ou seja, R$184,00;
INSS: a alíquota para essa faixa é de 12%, então, desconta-se R$ 193,39
IRRF: para esse salário, a taxa é de R$15,20 (7,5%)
Conta a ser feita
2.300 x 12% = 193,39
2.300 (salário) – 193,39 (INSS 12%) = 2.106,61 (sem dependentes)
IRFF = 2.106 x 7,5% = 158,00 – 142,80 (Alíquota da base de cálculo IRRF) = 15,20
Descontos dos valores dos benefícios
Vale-transporte: o colaborador recebe R$138,00 de benefício, já descontado até 6% do salário (cabe também observar a convenção coletiva que prevê até 3%).
Vale-alimentação: é possível descontar até 20%, mas o mais comum é que se desconte 10% do benefício de acordo com a convenção coletiva. Nesse caso, o desconto seria de R$40,00
É importante o empregador observar conforme o instrumento coletivo de trabalho, que são as convenções, acordos e aditivos, para concessão dos benefícios.
Conta a ser feita
2.300 – 193,39 – 15,20 – 138,00 – 40,00 = R$1.913,41 salário líquido mensal do empregado.
Neste caso, devemos considerar que o funcionário não teve faltas e nem atrasos no mês dessa forma, o desconto total seria R$ R$ 386,59
Como você pôde perceber, calcular a folha de pagamento não é uma tarefa simples e neste caso, é preciso muita atenção.
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