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É possivel ser 100% digital, trabalhe sem papéis e de forma mais produtiva!

 

Você sabe o que é arquivo morto? Você ainda guarda diversos documentos e tem várias pastas no escritório da sua empresa e da sua casa? Hoje em dia você não precisa mais guardar tantos papéis em diversas pastas, e é nisso que vamos te ajudar hoje! Provavelmente você está guardando muita coisa que não precisa mais, ou pode mudar o processo para começar a guardar as coisas digitalmente. Quer saber mais? Então continue lendo!

O arquivo morto é, basicamente, diversos arquivos e/ou documentos importantes que não estão sendo utilizados no momento, mas que precisam ser guardados. Isso inclui documentos fiscais, contábeis, de processos, de produtos, da área de gestão de pessoas, entre vários outros!

Sabendo disso para iniciar a nossa introdução a este assunto, fizemos um PDF com os prazos de cada documento que você precisará guardar e sempre manter atualizado, lembrando que pode ser digitalmente, você não precisa mais guardar tantos papéis e ficar perdido com tantos arquivos:

Clique AQUI para baixar o PDF.

Com os papéis, mesmo que você seja uma pessoa organizada, é impossível não se perder em meio de tantas pastas e arquivos de anos anteriores. Muitas pessoas continuam resistentes a isso, mas precisamos começar a utilizar a digitalização desses documentos a nosso favor!

Com os papéis você pode ter diversos problemas pelo caminho, entre eles:

  • Ter uma área que pode ser incrível para outra função da sua empresa, porém está lotada de papéis antigos, que ninguém mais sabe o que possui lá dentro.
  • O custo dos papéis impressos.
  • Gasto na manutenção desses documentos, pois os papéis tem um vida, e eles podem acabar estragando por conta da umidade, por exemplo.
  • Menos agilidade ao buscar um documento específico, que você precisa naquele momento.
  • Falta de controle de movimentação dos documentos, e pode acabar se perdendo.
  • Além de não ser nada legal para o meio ambiente!

Entre diversas coisas negativas que essa opção pode trazer para o seu negócio. Com os documentos digitalizados e organizados, você e sua equipe conseguem focar em outros pontos necessários da empresa.

PRINCIPAIS VANTAGENS DE TER DOCUMENTOS DIGITALIZADOS:

  • No dia a dia das empresas, é comum que um mesmo arquivo transite por vários setores. Com os arquivos digitalizados, não tem o problema desse documento se perder!
  • Acaba o problema de horas procurando por um documento. Uma vez que as informações estão todas digitais dentro de um sistema, organizado em bibliotecas, com ferramentas de busca, fica muito mais fácil encontrar qualquer documento.
  • Os problemas com duplicidade de arquivos acabam também, você vai possuir apenas os necessários, sem acúmulos.

É claro, isso inclui um empenho muito grande no começo, mas depois que feito e organizado, pode ter certeza que os seus processos iram melhorar 100%!

Separamos também algumas dicas para você que ainda possui um arquivo morto, e quer começar a migrar para os documentos digitalizados e não sabe por onde começar:

1. Separe os documentos por prioridade de importância

Pense na estrutura que esses documentos vão ter. Uma vez que a hierarquia foi definida e os documentos começaram a ser digitalizados fica muito difícil voltar atrás e recomeçar o processo. Por isso, vá com calma e com cuidado! Perca tempo elaborando a melhor estrutura possível!

Arquivo Morto tudo o que você precisa saber

2. Separe o que pode jogar fora e o que precisa ser digitalizado

Os documentos possuem uma vida, então confira no pdf ali em cima o que você já pode retirar e o que ainda precisa ser guardado. Mostre como esse movimento é importante para a empresa e garanta que todos façam parte do processo.

3. Retire tudo o que pode atrapalhar no processo de digitalização

Remoção de grampos, clipes de papel e outros artefatos que possam atrapalhar esse processo. Identifique também aqueles que precisam ter mais cuidado, que estão com informações ilegíveis, ou que são de acesso restrito. Aproveite o momento para já ir separando os documentos de acordo com as categorias e a estrutura elaboradas. Assim, você será mais ágil e eficiente nesse processo.

4. Digitalize e assine digitalmente com certificado digital

É fundamental que você garanta a integridade, originalidade, validade e autenticidade dos documentos digitalizados. Por isso, assine os documentos digitalmente com assinaturas digitais. Fizemos um post falando um pouco melhor sobre o certificado digital, confira: https://www.instagram.com/p/CESmvBQJZz-/

 


O começo pode ser difícil e parecer que nunca irá ter fim dos papéis. Mas faça com calma que no fim você irá ver o quanto vai ajudar você e seus funcionários para um gestão ainda melhor do seu negócio. E claro, se precisar de uma ajuda ou mais algumas dicas, conte com a equipe da Talst!

Oferecemos uma consultoria completa, indo desde a área jurídica até a trabalhista, tudo para auxiliar seus processos. Envie uma mensagem 🙂

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